※株式会社TACTでは小規模・中小の事業者の皆様に対して、弊社へ社外のシステム担当の役割をお任せいたくことで本来業務をスムーズに経営する協力関係をご提案いたします
事例紹介としてL社様の状況をご紹介すると共に、社外システム担当という役割についてご紹介、ご提案いたします

社内PC IT機器管理一元化

大津市瀬田に本社が所在する介護事業者　L社様のPC管理台帳整備、環境整備とその後のITサポートを行いました

L社様では本社事務所1F、2Fを別に他の場所にもう４つの事業所をもち、社員60名ほどの方が働いています。
現場の介護職員の方はもちろん、数多くケアマネージャーの方々が30数台のパソコンを操作されていました。
この半月ほど前に共有サーバーの代わりとしていたノートPCが故障したということで、データの取り出しと代替のNASの設置を行わせていただいていました。今回はPC管理体制を強化構築するべく全事業所ローリングでパソコンの仕様のチェックと不具合の解決、その後のITサポート体制の構築を行いました

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L社様が課題としていたこと

①仕様や状態が様々なパソコンがそれぞれに色々な不具合を起こす
②ネットワークやプリンタに時々つながらなくなり仕事が止まる
③パソコンの操作・トラブルでわからない事があった場合にサポートを受ける先がない

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経営者・管理者の時間が足らなくなる、、

①～③を解決するために、経営者が自ら色々と手当をされていましたが、対象が３０数台、６事務所になるため毎週のように大小のインシデント（ITでは小さなトラブルといえないような質問や大きなトラブルも含めてインシデントと言います）が発生して職員と共に経営者としての業務に支障がでかねないリスクがありました

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解決策

①PC管理台帳を作成して設置されているパソコンの仕様、状態をリスト化する事

解決への第一歩は、業務で使っている全てのパソコンの仕様を確認してリスト化します。OSのバージョン、Updateはきちんとあたっているか、ライセンスが必要なソフトがどのパソコンに入っているか、Officeのバージョンとライセンスアカウントの確認、ハード（CPU、メモリ、HDDorSSD）を記載するなど。
同時に使われているネットワーク機器（Wi-fiルーターやスイッチングハブ）、複合機やプリンタの仕様も全てリスト化します。

（これらは遠隔ソフトや電話での聞き取りではなく、パソコンや色々な機械を目の前にして確認かつ操作し、その場で見つけた不都合な設定や問題を解決しながら行います。IT的な手法のデジタル化された確認方法も世の中にはありますが、あまり確実性がありません）

PC管理台帳整備のメリット

・パソコンの入れ替えが判断がしやすい

OSのバージョンやハード(CPU・メモリ・HDDorSSD)の仕様を確認して、新規購入した方がいいのか？、または改造・メモリ追加で延命した方がいいのか？

・ライセンスに紐付いたアカウントを管理できる

MS Officeソフトは高価です。ライセンスに紐付いたアカウントを管理できれば、新しいパソコンに新たにOfficeソフトの購入をしなくても良くなるかもしれません

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・①の整備をすることでネットワーク機器、プリンタ機器の不具合の原因特定が早くなる

②ネットワーク・プリンタが不調だった原因を特定する

ネットワーク接続の不調や印刷できないトラブルなどは、ネットワーク機器、プリンタ機器の仕様を把握していることでそれが①ネットワークが悪いのか？②プリンタが悪いのか？③パソコンの動作が悪いのか？などの問題の切り分けの参考になり、結果的にトラブル解消が早まります。
無線を利用していた場合など、無線機器自体の仕様が古くなっていたりしますのでその場合は買換を検討できます

③遠隔操作ソフト（受信のみ）のモジュールを全てのパソコンがアクセスできるようにする

・ネットワークがつながっていれば、弊社から遠隔で操作・画面確認し問題可決する

TeamViewerというソフトを利用して遠隔サポートの体制を整えました。サポート方法としては①弊社までお電話をいただく　②お電話にて解決しない場合は遠隔操作受信モジュールを起動していただく　③遠隔操作・画面共有で問題解決をする

遠隔サポートソフト「TeamViewer」

結果（現在サポート継続中）

各事務所のパソコン、その他機器の状況を確認できるようになり、トラブル時もそれぞれの職員が弊社サポートへ連絡できる体制が整いました。
遠隔操作と電話をつかって職員の方と共に迅速にトラブル解決することで職員の方々のパソコンスキルアップにもつながるのではないでしょうか？

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IT機器管理一元化

社外システム担当という役割（当社ができること）

IT人材という職種

IT人材は2030年に79万人不足すると経済産業省は発表しています。このIT人材というのは同じ種類の技能を持つ人材を意味していません。

①　ソフトウェアを新規に開発しそれ自体を販売する（IT開発）
②　既存のシステムを更新する（システム改修）
③　社内のシステムのあるべき姿を企画し計画的に実施デジタル化していく（ITコンサル）
④　インターネットを利用した広報や販売を行う（WEB運用）
⑤　社内のIT設備を維持・更新・サポートする（ITサポート）
⑥　プリンタ・複合機、ネットワーク機器やパソコン本体を販売する（機器販売）

大きな企業では①②はもちろん③も社内システム部門やアウトソーシングを利用してシステム開発や更新を行っています。また、④⑤においても請負企業の社員が常駐して社員は本来業務に集中する体制を整えます。

では、中小企業ではどうでしょうか？

小規模事業・中小企業の現状

小規模事業・中小企業の経営者・管理者は

③の社内システムを企画・更新
④WEBサイトの立ち上げや運営・更新
⑤の社内のIT設備の更新・サポート

これらを一手に引き受けるような状態ではないでしょうか？

中小企業の数は420万社(99.7％)あり、従業員数は2,784万人(69%)になります（2006年　総務省）
③④⑤の人材もまたIT人材ですが、全ての企業がシステム担当を雇うことはできず、外注請負職員を常勤させることはできない現状があります。

ITと聞いて、華やかな①のシステム開発や②の大規模なシステム改修が注目されますが、本業をスムーズに経営するために本当に必要なものは⑤のITサポートであり、それに付随した④のサイト運営、③のシステム利用の決断を助言する役割ではないでしょうか。

小規模事業・中小企業にこそ機密を保持し頼れるシステム担当が必要

本来業務が何であれパソコンを利用する業務は経営上機密性の高い情報を扱うものになっています。しかし、取引先として経営上の機密情報を厳守しながらデジタル技術を相談できる企業、お店は多くありません。デジタル機器を購入後、操作のサポートはしてくれても購入した機器以外までサポート対象であることはないです。また今後どのような機器、システムを導入していくか、社内の現状から一緒に分析、アドバイスしてくれる業種は小規模事業、中小企業規模では少ないのではないでしょうか。

株式会社TACTは、IT機器管理一元化をベースに、様々な小規模・中小企業のアウトソーシングのシステム担当として現場社員のITサポートから、パソコン・ネットワーク機器の維持管理、更新提案。WEBサイトの運用フォロー、及び、今後どういったシステム（現在はWEBサービスが主流です）を導入したらいいのか情報収集・分析して、親身に検討、取り組み、本来業務をスムーズに経営する手助けになります。

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