引き続きT社様のご要望でした。
合計7台あるPCのMicrosoft OneDriveのアカウント設定と共有を整理されたいということでした。
先ほど設置したWi-Fi親機・中継器に加え、プリンタも2台設置されていますので、まとめてPCの資産管理一覧にまとめられることをお勧めして作成しました。
PC資産管理一覧の項目
- ご使用者名
- PCメーカーと型番
- OSのバージョンと64bit or 32bit
- （コンピュータ名：1事務所内のため本件では割愛しました。）
- ※1 それぞれのPCのWindowsアカウント名orローカルユーザー運用
- ※2 OneDriveアカウント名
- ※3 Officeのアカウント（エクセル画面などで右上に表示されるもの）
- ※4 Officeライセンスのアカウント（アカウント画面でライセンス部分に表示されるMicrosoftアカウント）
- Officeのバージョン
- CPUの型番
- メモリの容量＋規格
- HDD or SSDの容量
- ONU・ルーター,Wi-Fi親機、中継器の型番とIPアドレス
- プリンタの型番とIPアドレス
- Microsoftアカウントに紐づいているOfficeライセンスの一覧
職員の方々の働きやすさに大変注力されていましたので、今後長く快適にPCを利用される環境整備をと思い、10年単位で必要となるであろう項目を網羅するようにいたしました。
PC資産管理一覧を作成するメリット
メリット
- PC資産管理一覧を作成し、PCの型番やアカウントをまとめおくことで、次回の入れ替えや新規の導入計画をスムーズに行う事ができます。故障などのトラブルがあった際にも対応業者へスムーズに情報を伝えることができます。
- PCの型番を把握いただくことで、モニタが割れるなどのトラブルでもパーツ取り寄せの上交換など対応可能です。
メモリの型式がわかることで増強もしやすく、また特にHDDドライブをSSDに換装することは思われているよりも簡単で近年ポピュラーな改良になっています。
Microsoftアカウント、Officeライセンス、OneDrive設定時の注意点
ご注意ください
上記※１～４の項目ですが、非常に注意が必要でした。Microsoft社としては※１～４は別の機能を持ちますのでそれぞれにアカウントを設定するようになっています。運用に合わせて空欄にすることも可能ですが、Microsoft社は同じアカウントを設定することを想定しているようでどこか一つに設定すると他も連動してアカウント設定される場合があります。
本件では外部クラウドストレージであると考えた※２のOneDriveのアカウントと※３のOfficeのアカウントが異なるため、OneDrive上からアクセスしたエクセルがクラウド上のOnedriveに保存されないという状態になっていました（回避策：Officeの設定画面からOneDriveのアカウントを複数追加できるのでそうせよという仕様のようです）。
運悪く※4 Officeライセンスの設定も作業状況の関係で後になっていたため、その状態でOfficeライセンスを設定すると自動でOneDriveアカウントの設定も書き換わり、それまで作業し保存されていたエクセルファイルがクラウド（OneDrive）上の過去のエクセルファイルに上書きされて無くなるという状態になりました。確認させていただいた時にはお客様のPC上のエクセルでは作業の日時のみが記憶され、該当のファイルを開くと過去のファイルがでてくるという状態でした。
クラウドストレージであるOneDriveと、全く別の機能であるファイル作成ソフトのOfficeが連動する仕様があるなど想定外でしたが、結果としてお客様のデータが失われたことを猛省しお詫び申し上げた次第です。
不幸中の幸いで紙に出力されていたデータがあったため、完全に作業内容が失われるといった事態にはなりませんでした。しかし本来絶対にあってはならないことなので痛恨の極みでした。
普段はDropBoxを使っているのでOfficeと連動する機能はあるといっても過去に戻るといったことにはなりませんから油断と怠慢があったと思います。
OneDrive、DropBoxもそうですが、Googleドライブなど別々のPC間のデスクトップ共有機能やドキュメント共有機能が昨今追加されていますが、共有の設定や解除時には思ってもみないような挙動になるので注意が必要です
